O acervo da Biblioteca da ECA destina-se a atender às necessidades dos cursos e linhas de pesquisa da Escola, mantendo um perfil consistente de biblioteca universitária especializada nas áreas de artes e comunicações. Os livros e outros materiais são comprados, principalmente, por indicações e pedidos da comunidade de usuários da ECA: professores, alunos e funcionários.
Naturalmente, como em qualquer biblioteca, existem critérios para filtrar esses pedidos, já que o dinheiro não nasce em árvores e o espaço disponível para guardar o acervo não é feito de material elástico. Se alguém faz um pedido baseado apenas em seu desejo pessoal (“quero ler romances de ficção científica”) ou exagera na quantidade (“vou precisar de 250 livros do mesmo assunto para minha dissertação”), provavelmente não será atendido. As doações também são selecionadas de acordo com critérios semelhantes, estabelecidos pelos bibliotecários e aprovados pela comunidade – representada pela Comissão de Biblioteca. Nem tudo o que é pedido é comprado, nem todas as doações são aceitas. É assim que se faz para utilizar de forma racional os recursos disponíveis e construir um bom acervo.
Esses critérios precisam ser dinâmicos, porque as demandas dos cursos vão mudando, os conteúdos se atualizam, o mundo é redondo e dá voltas – ao contrário do que algumas pessoas que não frequentam bibliotecas imaginam. Periodicamente revisamos nossas políticas e analisamos o próprio acervo, para verificar se há materiais que podem ser descartados. Sim, bibliotecas descartam livros que perderam sua utilidade ou ficaram irremediavelmente desatualizados. Desbaste, é o bonito termo técnico que usamos para essa atividade importante – mas bem difícil de fazer.
Em nossa biblioteca, a primeira grande “revisão geral” que fizemos no acervo, com o objetivo de identificar itens que poderiam ser excluídos, aconteceu em 2002, como atividade do Grupo de Avaliação e Seleção de Acervo – GASA da Biblioteca da ECA. Esse grupo, criado no final do ano anterior com a finalidade geral de avaliar e estabelecer critérios para o desenvolvimento do acervo, tinha os seguintes objetivos específicos:
- Avaliar e desbastar as coleções, visando o equilíbrio e consistência do acervo;
- Avaliar e adequar os critérios já existentes para seleção e aquisição;
- Definir novos parâmetros para a formação das coleções;
- Avaliar e adequar o fluxo de encaminhamento dos materiais às Seções;
- Promover melhor aproveitamento dos espaços destinados às coleções.
Formado por bibliotecários dos serviços de aquisição, tratamento da informação e atendimento ao público da Biblioteca, o GASA estabeleceu alguns parâmetros mínimos para nortear o trabalho, tais como: avaliar e descartar somente o material recebido em doação; indicar a compra de itens importantes que estivessem em estado de conservação ruim, para substituição; não descartar livros que fizeram parte de reserva didática de docentes da ECA, indicados por docentes ou adquiridos com recursos de reservas técnica dos bolsistas da FAPESP. Feito isso, todo o acervo foi percorrido e examinado cuidadosamente pelos bibliotecários, em pequenos grupos, uma vez por semana. Ao final de vários meses de trabalho, foram retirados do acervo livros que se enquadravam nos seguintes casos:
- Assuntos não pertinentes ao acervo;
- Obsolescência: assuntos desatualizados e sem importância para estudo histórico;
- Nível muito básico;
- Assuntos relevantes, mas com foco maior em outra área sem interesse;
- Edições antigas, quando havia edições recentes e atualizadas no acervo;
- Cópias xerox de obras no todo ou partes;
- Obras danificadas e irrecuperáveis (que entraram para listas de compra, quando relevantes);
- Relatórios de atividades, edições comemorativas e materiais promocionais de empresas diversas ou de outras Unidades da USP;
- Obras em idiomas pouco acessíveis ao leitor brasileiro;
- Apostilas de cursos de outras instituições;
- Excesso de duplicatas de livros nunca retirados em dez anos;
- Documentação pessoal;
- Trabalhos não publicados;
- Livros de literatura, poesia e ficção, que não sejam produção acadêmica;
- Guias com informações de utilidade imediata, mas de caráter temporário.
Essa primeira atividade do GASA foi importante não apenas para liberar espaço nas estantes e melhorar o perfil geral do acervo, mas para estabelecer critérios para decisões futuras.
O GASA ainda se debruçou em outras tarefas, como a avaliação de materiais ainda não catalogados e as teses de outras instituições e o estudo de critérios para seleção das coleções de periódicos, catálogos de exposições de arte e outros. O Grupo encerrou suas atividades em novembro de 2011, devido à redução do quadro de funcionários da Biblioteca, mas deixou bases sólidas para a continuidade do trabalho de seleção de acervo.
Você tem alguma dúvida ou sugestão sobre esse assunto? Se quiser conversar, comente aqui ou mande um e-mail para nós (ecabiblioteca@usp.br).
Este post é um resumo do relatório completo sobre as atividades do GASA, elaborado pela bibliotecária Silvana Rodrigues Leite e outras colegas.
Escrito por Marina Macambyra 
O desenho do esquema de metadados foi elaborado com base em três recomendações atualizadas e reconhecidas pela comunidade internacional, sendo elas, as 
